Política de Privacidade

1. Identificação do Responsável pelo Tratamento

A Proforma é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através desta plataforma. Para qualquer questão relacionada com a proteção de dados, pode contactar-nos através do email: privacidade@proforma.pt.

2. Dados Pessoais Recolhidos

No âmbito da utilização da plataforma, podemos recolher os seguintes tipos de dados pessoais:

• Nome completo e dados de contacto (email, telefone)
• Dados de identificação fiscal (NIF) e morada
• Nome da empresa ou entidade formadora
• Dados de autenticação (email e palavra-passe encriptada)
• Dados de utilização da plataforma (logs de acesso, ações realizadas)
• Dados de faturação e pagamento

3. Finalidade do Tratamento

Os dados pessoais são tratados para as seguintes finalidades:

• Criação e gestão de contas de utilizador
• Prestação dos serviços contratados de gestão de formação
• Processamento de pagamentos e faturação
• Comunicações relacionadas com o serviço (notificações, atualizações)
• Melhoria contínua da plataforma e experiência do utilizador
• Cumprimento de obrigações legais e regulamentares

4. Base Legal para o Tratamento

O tratamento dos seus dados pessoais baseia-se nas seguintes bases legais:

• Execução de contrato: tratamento necessário para a prestação dos serviços contratados
• Consentimento: quando o utilizador consente expressamente, nomeadamente para comunicações de marketing
• Interesse legítimo: para melhoria dos serviços e segurança da plataforma
• Obrigação legal: cumprimento de obrigações fiscais e regulamentares

5. Partilha de Dados com Terceiros

Os seus dados pessoais podem ser partilhados com terceiros apenas quando estritamente necessário para a prestação dos serviços:

• Processadores de pagamento: para processamento seguro de transações (ex.: Stripe)
• Serviços de alojamento: infraestrutura cloud para armazenamento seguro dos dados
• Serviços de email: para envio de notificações e comunicações do serviço

Todos os subprocessadores estão vinculados por acordos de processamento de dados e cumprem o RGPD.

6. Dados Transmitidos via MCP (Assistentes de IA)

A Proforma disponibiliza um servidor MCP (Model Context Protocol) que permite à entidade formadora ligar, por sua iniciativa, assistentes de IA (por exemplo, Claude ou ChatGPT) para consultar os seus dados em linguagem natural. A utilização é facultativa e pode ser desligada a qualquer momento.

Dados que podem ser transmitidos ao assistente, apenas em resposta a uma pergunta do utilizador:

• Ações de formação: código, nome, estado, projeto, datas, módulos e sessões realizadas ou por realizar
• Formandos: nome, horas e percentagem de assiduidade e alertas de faltas
• Formadores: nome, email, telefone, áreas de formação e estado de qualificação
• Financeiro: resumo mensal de receitas, despesas, categorias e últimos lançamentos da entidade

Salvaguardas aplicadas, nos termos do RGPD (Regulamento (UE) 2016/679) e da Lei n.º 58/2019:

• Só leitura: o assistente não pode criar, alterar nem apagar dados
• Acesso restrito: apenas Administradores e Gestores autenticados com a sua conta Proforma, através de autorização explícita (OAuth), sem chaves de API partilhadas
• Isolamento: cada utilizador acede exclusivamente aos dados da sua própria entidade
• Minimização: só são enviados os dados necessários para responder à pergunta feita
• Encriptação: todas as comunicações são feitas por ligação cifrada (TLS)
• Revogação: a autorização pode ser retirada a qualquer momento, terminando de imediato o acesso

Papéis e responsabilidades:

A entidade formadora é responsável pelo tratamento dos dados dos seus formandos e formadores e decide se usa esta funcionalidade e com que assistente. A Proforma atua como subcontratante (art.º 28.º do RGPD). O fornecedor do assistente de IA escolhido é um terceiro independente: os dados que recebe passam a reger-se pelos termos e pela política de privacidade desse fornecedor.

Recomendamos que a entidade formadora utilize assistentes com contrato empresarial que excluam o uso dos dados para treino de modelos, que verifique se existem transferências para fora do Espaço Económico Europeu e as respetivas garantias (decisão de adequação da Comissão Europeia ou cláusulas contratuais-tipo, art.os 45.º e 46.º do RGPD), que informe os titulares dos dados e que avalie a necessidade de uma avaliação de impacto (art.º 35.º do RGPD). As respostas geradas por IA devem ser revistas por uma pessoa antes de servirem de base a decisões sobre formandos ou formadores, em linha com o Regulamento Europeu da Inteligência Artificial (Regulamento (UE) 2024/1689).

7. Retenção de Dados

Os dados pessoais são conservados durante os seguintes períodos:

• Dados de conta: enquanto a conta estiver ativa, mais 30 dias após eliminação
• Dados de faturação: 10 anos, conforme exigido pela legislação fiscal portuguesa
• Logs de acesso: 12 meses para fins de segurança
• Dados de marketing: até revogação do consentimento

7. Direitos dos Titulares dos Dados

Nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), tem os seguintes direitos:

• Direito de acesso: obter confirmação e acesso aos seus dados pessoais
• Direito de retificação: corrigir dados inexatos ou incompletos
• Direito ao apagamento: solicitar a eliminação dos seus dados ("direito a ser esquecido")
• Direito à portabilidade: receber os seus dados num formato estruturado e de uso corrente
• Direito de oposição: opor-se ao tratamento dos seus dados em determinadas circunstâncias
• Direito à limitação: restringir o tratamento dos seus dados

Para exercer qualquer destes direitos, contacte-nos através de privacidade@proforma.pt. Responderemos ao seu pedido no prazo de 30 dias.

8. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

A plataforma utiliza cookies e tecnologias semelhantes para:

• Cookies essenciais: necessários para o funcionamento da plataforma (autenticação, sessão)
• Cookies analíticos: para compreender como os utilizadores interagem com a plataforma
• Cookies de desempenho: para melhorar a velocidade e experiência de utilização
• Cookies de publicidade (Google Ads, Meta Pixel e LinkedIn Insight Tag): para medir se os anúncios levam a registos e marcações de demonstração e para otimizar esses anúncios. São partilhados com a Google Ireland Ltd., a Meta Platforms Ireland Ltd. e a LinkedIn Ireland Unlimited Company identificadores de cookie, o clique no anúncio, a página visitada e a ação realizada (por exemplo, a abertura da página de confirmação da marcação). No caso da Meta, estes eventos também podem ser enviados a partir dos nossos servidores (API de Conversões), apenas com a mesma autorização.

Na União Europeia, no Espaço Económico Europeu, no Reino Unido e na Suíça, os cookies de publicidade só são usados depois de aceitar no aviso de cookies. Se rejeitar, a Meta e o LinkedIn não recebem nada e a Google pode receber apenas sinais sem cookies e sem identificação, para medição agregada. Guardamos a sua escolha, a data e a versão do aviso. Pode mudar ou retirar o consentimento a qualquer momento em "Definições de cookies", no rodapé do site.

Saiba como a Google utiliza os dados em business.safety.google/privacy.

9. Medidas de Segurança

Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados:

• Encriptação de dados em trânsito (TLS/SSL) e em repouso
• Controlo de acessos baseado em funções (RBAC)
• Monitorização contínua de segurança e deteção de intrusões
• Backups regulares e planos de recuperação de desastres
• Auditorias de segurança periódicas

10. Contacto

Para questões sobre esta política de privacidade ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, contacte-nos:

• 📧 Email: privacidade@proforma.pt
• 🌐 Website: proforma.pt

Tem também o direito de apresentar uma reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) caso considere que os seus direitos não foram respeitados.